Actus

Retour

Comment bien choisir sa solution de Gestion Commerciale ?

Publication le 07/03/2018
Comment bien choisir sa solution de Gestion Commerciale ?

Devis, factures, commandes, stocks, achats… Tous ces éléments se regroupent dans une activité pilier de l’entreprise : la gestion commerciale. Or, pour avoir une activité commerciale efficace, il est primordial d’utiliser un logiciel de gestion adapté à ses besoins.

Pourtant, dans de nombreuses structures, le logiciel de gestion commerciale ne correspond pas ou plus forcément aux besoins de l’entreprise. Chacun édite des feuilles Excel de son côté, le logiciel connaît des lenteurs, les erreurs se multiplient et le manque d’ergonomie fait perdre du temps à toute l’équipe…

 

Selon Juan-Carlos Utrilla (expert en solutions de gestion), la gestion commerciale arrive souvent juste après la comptabilité. Explications…

« Le premier logiciel dans une PME, hormis les solutions bureautiques, c’est souvent la comptabilité, parce qu’elle permet d’analyser la rentabilité de l’entreprise mais aussi de produire les documents légaux ou de préparer les déclarations de TVA. La gestion commerciale n’apparaît qu’ensuite, souvent après une période d’utilisation de fichiers Excel pour traiter les catalogues d’articles ou les données clients. »

 

Plusieurs indices vous aident à comprendre que vous avez besoin d’une nouvelle gestion commerciale :

  • Commercialement, vous vous développez rapidement et vous ratez des ventes car vous passez trop de temps à répondre à toutes les demandes.
  • Vous avez de plus en plus d’articles à gérer et vos collègues ont besoin de connaître l’état de vos stocks.
  • Vous multipliez les copier-coller pour remplir tous les documents commerciaux : devis, bons de commande, factures, …
  • Votre équipe s’agrandit et vous avez besoin d’accéder aux mêmes informations au même moment.
  • Votre logiciel est lent, vous manquez de fonctionnalités et réalisez votre pilotage à partir d’exports et de tableaux Excel®.

Si vous êtes concerné par les indices ci-dessus, c’est que vous avez besoin d’une nouvelle solution de gestion commerciale. Une question se pose alors, « comment choisir une solution efficace et adaptée à mon activité, à mes besoins ? ». Pour répondre à cette question, plusieurs critères sont à prendre en compte :

 

1. Commencez simplement  et gardez des possibilités d’évolution

Certaines fonctions pourraient vous faire gagner un temps précieux et devenir essentielles :

  • Par exemple : est-ce que vous garderez les mêmes documents commerciaux et ainsi, les mêmes habitudes de travail ?
  • Allez-vous mettre différents droits d’utilisation pour protéger les données sensibles tout en faisant circuler les informations dont vos collaborateurs ont besoin ?
  • Souhaitez-vous héberger la solution sur un serveur ou passer au Cloud ?
  • Votre entreprise sera-t-elle amenée à évoluer ? Prévoyez dans ce cas une gestion commerciale dont les fonctionnalités peuvent évoluer.

 

2. Choisissez une gestion commerciale adaptée à vos besoins

Il paraît évident que les besoins varient en fonction de l’activité. Par exemple, on observe facilement des différences entre une entreprise de services et une PME industrielle. En effet, la première sera plus orientée vers la gestion de projets et la facturation à partir des plannings des collaborateurs. En revanche, la deuxième se concentrera davantage sur la gestion de ses stocks (élément déterminant pour sa pérennité). C’est pour quoi il est tout à fait possible de coupler la gestion commerciale avec une solution de logistique (>>> Satelix Logistique).

 

3. Une solution mobile ?

Avez-vous besoin d’accéder à vos informations à distance depuis votre smartphone/tablette ? Vos commerciaux se connectent-t-ils à la gestion commerciale pendant leurs déplacements pour consulter l’état des stocks d’un produit ou encore pour rédiger un bon de commande.

 

4. Savez-vous exploiter vos indicateurs clés de gestion ?

La gestion commerciale enregistre beaucoup d’informations, notamment par rapport à vos ventes, achats, stocks, règlements… Il est donc primordial de pouvoir faire ressortir des informations lisibles et pertinentes pour ensuite les analyser et mettre en place des plans d’actions ! C’est pour quoi il est tout a fait possible de coupler une solution de Reporting  (native Excel®) à votre gestion commerciale >>> Sage BI Reporting

 

5. L’ouverture vers d’autres outils de gestion

Choisir sa gestion commerciale est une bonne chose, cependant si elle n’est pas compatible avec vos autres solutions de gestion vous passerez à côté d’un gain de productivité énorme : plus de ressaisie ou de risques d’erreurs, meilleure circulation de l’information…

Ainsi, il est nécessaire de vous assurer que votre gestion commerciale est compatible avec des solutions complémentaires comme votre comptabilité ou encore votre CRM (ou future CRM !). Dans le cas contraire, vous devrez procéder à des développements spécifiques, ce qui sera une source de coûts supplémentaires.

 

6. Faire face aux évolutions réglementaires

Les évolutions réglementaires sont très fréquentes (changement du taux de TVA, de taxes…). Ce qui a des répercussions directes dans vos logiciels. Il est donc nécessaire d’effectuer des mises à jour régulières grâce à un >>> contrat de maintenance.

 

7. Comptez sur une équipe d’experts pour vous accompagner

Pour que votre projet de gestion commerciale évolue de la meilleure manière qui soit, il est fortement recommandé de faire appel à des revendeurs ayant des connaissances approfondies. Certaines garanties existent pour vous aider dans ce choix. Par exemple, la certification « Centre de Compétence Sage » (que nous détenons) justifie le niveau d’expertise le plus fort sur les logiciels Sage.

 

Un projet ? Un besoin ? Une problématique ? … Alors contactez-nous ! Ainsi, nous pourrons échanger sur vos projets de gestion et déterminer la solution vous conviendra le mieux.
03.20.86.07.71 ou contact@setg.fr